Privacybeleid
Privacyverklaring van OVCO POLDERBOS Crematorium – Opgesteld te Oostende, 15 maart 2021
OVCO Polderbos hecht veel belang aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij willen u op een transparante en heldere manier informeren over de wijze waarop wij uw gegevens verzamelen, welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij de gegevens beschermen en hoe u uw rechten kan uitoefenen.
1. Wie verwerkt uw gegevens?
OVCO Polderbos met maatschappelijke zetel te 8400 Oostende Grintweg 120 ingeschreven bij de KBO onder nummer BE 0845064493 is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals die via onze diensten worden verzameld, hierna Polderbos of “wij” genoemd.
2. Hoe komen uw gegevens in het bezit van Polderbos?
Polderbos verwerkt de gegevens van volgende categorieën van personen:
Overledenen waarvoor via een uitvaartondernemer een crematie en of een afscheidsceremonie wordt gereserveerd in Polderbos crematorium.
Nabestaanden die via hun uitvaartondernemer een beroep doen op de dienstverlening van Polderbos om een afscheidsceremonie te organiseren in Polderbos crematorium.
Personen die optreden als vertegenwoordiger van een partij waarmee Polderbos professioneel samenwerkt op contractuele of andere wijze.
De gegevens van de overledenen en de nabestaanden komen onrechtstreeks in het bezit van Polderbos via de uitvaartondernemer waarop de nabestaanden een beroep hebben gedaan met het oog op de organisatie van de uitvaart van hun overledene.
De gegevens van de andere categorieën van personen worden rechtstreeks door Polderbos verwerkt.
3. Welke gegevens worden verzameld en waarom?
De verwerking van de gegevens van de overledenen is noodzakelijk om te voldoen aan de verplichting die de decreetgever oplegt aan de crematoria om een register bij te houden waarin voor elke crematie de naam, voornamen, geslacht, woonplaats van de overledene, plaats en datum van geboorte, plaats en datum van het verlenen van de toestemming tot crematie, datum en uur van de aankomst van het stoffelijk overschot in het crematorium, volgnummer van de crematie, nummer van de oven, begin- en eindtijd van de crematie, datum en tijdstip waarop de asurn het crematorium heeft verlaten en bestemming van de as worden vermeld (artikel 24 van het besluit van 14 mei 2004 van de Vlaamse Regering tot organisatie, inrichting en beheer van de begraafplaatsen en de crematoria). Daarnaast worden ook een aantal gegevens van de overledene, zoals burgerlijke stand, naam en voornaam van de partner, muziekkeuze, foto’s, filmpjes, levensbeschouwelijke of geloofsovertuiging verwerkt in het kader van de operationele activiteiten van OVCO Polderbos als beheerder van het crematorium, zoals de begeleiding van de afscheidsceremonie, het laten maken van een naamplaatje voor de gedenkmuur aan de strooiweide, … Polderbos heeft deze gegevens nodig voor de correcte uitvoering van de overeenkomst die tussen ons tot stand kwam door de reservatie van een crematie, en of afscheidsceremonie.
De gegevens van de nabestaanden zijnde naam, voornaam, adres, telefoonnummer en mailadres worden uitsluitend verwerkt in het kader van de operationele activiteiten van Polderbos als beheerder van het crematorium, zoals de begeleiding van de afscheidsceremonie, de facturering en betaling van de diensten, … Polderbos heeft deze gegevens nodig voor de correcte uitvoering van de overeenkomst die tussen ons tot stand kwam door de reservatie van een crematie, en of afscheidsceremonie.
De gegevens van personen die optreden als vertegenwoordiger van een partij waarmee Polderbos professioneel samenwerkt op contractuele of andere wijze worden door Polderbos uitsluitend verwerkt in het kader van de uitvoering van een overeenkomst of voor de optimalisatie van de samenwerking met de betrokkenen.
4. Met wie worden uw gegevens gedeeld?
Polderbos is geen commerciële entiteit en zal uw gegevens niet commercieel exploiteren en dus niet in bulk doorgeven aan derden, al dan niet handelspartners van Polderbos, zelfs niet als deze hier expliciet om zouden verzoeken. U krijgt van ons dus de garantie dat uw gegevens niet zullen worden gebruikt voor direct marketing, commerciële email of andere vormen van prospectie.
Polderbos geeft de gegevens enkel – en dan nog uitsluitend op een selectieve “case by case” manier – door aan derden indien de afscheidsceremonie wordt begeleid door een externe vrijwilliger, zoals een vrijzinnige begeleider van het Huis van de Mens of een gebedsvoorganger.
Polderbos doet wel een beroep op derden voor bepaalde technische oplossingen. Dit betekent dat gegevens kunnen worden opgeslagen op andere locaties dan de maatschappelijke zetel van Polderbos. In dergelijke gevallen neemt Polderbos de nodige voorzorgen zodat de gegevens afdoende worden beschermd om ongeoorloofde toegang te voorkomen.
5. Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
U heeft het recht om toegang te krijgen tot uw gegevens, het recht om uw gegevens te corrigeren of te laten corrigeren, het recht om uw gegevens te schrappen, het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens, het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken en het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens. Polderbos neemt geen besluiten gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.
U kan die rechten uitoefenen door een schriftelijk verzoek te sturen, hetzij via e-mail naar info@polderbos.be , hetzij per post naar het adres: OVCO Polderbos Grintweg 120 8400 Oostende, t.a.v. de directeur Polderbos. We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal verzoeken, kan die termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. Wij zullen u in dat geval op de hoogte brengen.
U kan uw rechten gratis uitoefenen tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij het recht en de keuze om u een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening gehouden wordt met de administratieve kosten om de gevraagde informatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen of te weigeren gevolg te geven aan uw verzoek).
Als u van mening bent dat uw rechten worden geschonden of dat OVCO Polderbos faalt in de bescherming van uw rechten dan staat het u steeds vrij om klacht neer te leggen bij de bevoegde overheidsinstelling die instaat voor de bescherming van uw persoonsgegevens (Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA): Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel. +32 2 2744800, www.privacycommission.be.
6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
De verzamelde gegevens worden bewaard zo lang nodig is om onze diensten te verstrekken en voor de doeleinden zoals beschreven hiervoor. Om de juiste bewaartermijn te bepalen houden we rekening met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens, de reden waar we ze voor verwerken en of we die doelen op andere manieren kunnen bereiken. Bovendien kan u altijd beroep doen op uw recht om uw gegevens te schrappen.
7. Hoe verzekeren wij de veiligheid van uw gegevens?
Technische beveiligingsmaatregelen
OVCO Polderbos heeft de passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens tegen ongeautoriseerde of anderszins ongewenste toegang te beveiligen.
Toegang tot gegevens voor medewerkers van Polderbos
In het kader van de principes inzake “privacy by design” en “privacy by default” heeft Polderbos maatregelen getroffen die tot doel hebben dat haar medewerkers enkel toegang tot persoonsgegevens hebben indien dit vereist is voor de uitvoering van hun respectievelijke taken binnen de organisatie.
Op deze wijze wordt onnodige blootstelling van persoonsgegevens voorkomen en wordt het risico op datalekken verder verkleind.
8. Hoe kan u contact met ons opnemen?
Indien u meer informatie wenst over ons privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, dan kan u steeds met ons contact opnemen.
Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
OVCO Polderbos T.a.v. directeur Johan Seynaeve Grintweg 120 8400 Oostende info@polderbos.be Tel. +32 59 79 00 60